No decorrer do nosso trabalho de consultoria de marketing e gestão em odontologia percebemos alguns problemas que se repetem na maioria dos consultórios e clínicas odontológicas dos nossos clientes espalhados por todo o país.
Com o intuito de ajudar cirurgiões dentistas ou empresários do setor de odontologia que possam estar passando pelos mesmos problemas, vamos listar aqui os 3 problemas mais comuns e suas soluções para consultórios odontológicos:
1 - Falta de pacientes
Queixa comum da grande maioria dos profissionais de odontologia, tem se agravado ainda mais nos últimos 2 anos com a crise econômica e política que se instalou no país.
O fato é que se sua agenda esta vazia, se os pacientes não estão aparecendo existe uma falha em um dois ou mais dos pontos abaixo, que precisam ser revistos:
1 - Público Alvo
2 - Ponto
3 - Comunicação
4 - Precificação
Faça uma análise racional e não passional de cada um dos itens acima, de preferência com ajuda de alguém externo e isento respondendo de forma objetiva as seguintes perguntas:
Público Alvo
- Qual o tipo de pessoa que atendo atualmente?
- Faixa de renda?
- Escolaridade?
- São funcionários de empresas?
- Pacientes de convênios?
- Pessoas que buscam preço ou qualidade?
- Jovens ou adultos?
- Trabalhadores ou estudantes?
- Qual o grupo preferencial? Existe um bem definido?
- As pessoas moram perto do consultório ou se deslocam de outros bairros / regiões?
- Que tipo de serviço procuram mais?
- O que elas valorizam mais? Preço? Horário estendido? Facilidade de pagamento? Tratamento VIP?
Ponto
- Meu consultório esta localizado em local de fácil acesso?
- Existem facilidades de transporte de acordo com o perfil do meu público alvo?
- O imóvel dispõe de infra-estrutura adequada para a realização do trabalho?
- Há boas condições de iluminação, ventilação e acessibilidade?
- As condições das instalações são adequadas as expectativas do público alvo? Exemplo: sofisticadas para o público de alta renda e confortáveis sem luxo para público de baixa renda?
- O ponto tem boa visibilidade ou é em um andar alto?
- Há bom fluxo de pedestres próximo ao local?
- Qual o tipo de comércio local? Atende ao mesmo tipo de público alvo que o meu?
Comunicação
- Como seu consultório se comunica com o mercado hoje?
- Qual a mensagem é passada?
- Qual o posicionamento?
- Qual a percepção do cliente em relação a clínica?
- Existe uma marca que é trabalhada?
- Como você gostaria que seu cliente em potencial lembra-se do seu consultório / clínica?
- Quais os canais de comunicação você usa? Internet? Jornal local? Carro de som? Televisão?
- Quanto cada canal traz efetivamente de retorno em termos de pacientes?
- Como você se comunica com o seus pacientes atuais?
- Existe uma política de fidelização dos pacientes atuais?
- O que é feito para beneficiar pacientes fiéis?
Precificação
- Como é calculado o preço de cada tratamento / serviço?
- Qual o preço praticado no seu mercado?
- O seu preço esta adequado a realidade do seu mercado local?
- O seu cliente alvo procura preço ou condições de pagamento?
- Quais sãos suas condições de pagamento?
- Suas condições de pagamento são as que o seu cliente deseja? Tem certeza?
- Preço ou valor? Você sabe a diferença?
- Você ou sua equipe tem treinamento de vendas?
- Existe uma planilha ou programa que demonstra o lucro por procedimento?
A solução para falta de pacientes passa pelo entendimento claro de onde esta o problema. Se faltam pacientes, o erro necessariamente esta em um dos pontos acima ou no somatório de problemas em um ou mais pontos.
É preciso detectar e corrigir os pontos que estão falhando seja na precificação, seja no ponto, na forma como você comunica com o seu mercado e principalmente na identificação do seu público alvo para que os pacientes comecem a serem captados.
2 - Tenho bom fluxo de pacientes mas não tenho lucro
Esse é outro problema que encontramos frequentemente em clínicas e consultórios por todo o Brasil.
Esse tipo de problema invariavelmente é fruto de uma má gestão financeira. Para resolver essa equação em primeiro lugar é preciso decompor o faturamento e os gastos de uma clínica. Então vejamos:
Lucro = Faturamento - Despesas
Essa equação simples não diz muita coisa. Pois essa simplificação esconde alguns detalhes que são o que realmente importa.
O Faturamento pode ser considerado com o total geral de vendas em um período. Então, se uma clínica vendeu R$ 50.000,00 em Agosto de 2016, diz-se que ela faturou R$ 50.000,00 em Agosto de 2016.
Veja bem, ela teve uma faturamento bruto de R$ 50.000,00. Pois bem, isso não é o lucro. Do faturamento bruto teremos que deduzir pelo menos, a grosso modo, dois tipos de despesas: As fixas e as variáveis:
Despesas Fixas: Não variam com a quantidade de vendas: Aluguel, contador, etc.
Despesas Variáveis: Como o próprio nome diz vão variar de acordo com a quantidade de procedimentos ou tratamentos realizados: gastos com laboratório, dental, impostos, etc.
Acontece que em grande parte das clínicas odontológicas a parte de despesas fixas é relativamente previsível, afinal, despesas fixas como o aluguel, por exemplo, não vão variar muito ao longo de um período, como por exemplo, um ano.
O grande dilema são as despesas variáveis já que a demanda por serviços pode sofrer picos e vales. Ou seja, se em um mês sua clínica faz muitos tratamentos, as despesas variáveis (impostos, comissões, dental, laboratório, etc) aumentam bastante, ao passo que, no lado oposto, quando as vendas caem, as despesas variáveis também vão cair.
Acontece que mesmo dentro das despesas variáveis é perceptível que existem aquelas com um peso maior do que outras dentro do gasto total da clínica com esse tipo de despesa.
Vejam a figura abaixo que foi retirada de um software que usamos para controlar os gastos de um cliente real nosso, uma clínica odontológica com 4 cadeiras e 8 profissionais que são comissionais com percentuais variando entre 40% a 50% da sua produção:
Percebam que as despesas variáveis dessa clínica estão categorizadas e nomeadas, como por exemplo: Aluguel, impostos, laboratório, etc.
De cara da para ver que o "grande vilão" que rouba a lucratividade dessa clínica é exatamente o percentual pago aos profissionais de odontologia que recebem um comissionamento bastante alto para os padrões que a clínica pode pagar, o que a médio prazo vai torna-lá insolvente levando-a a falência caso uma decisão gerencial não seja tomada rapidamente.
Concluindo: Para clínicas que não tem problemas de captação de pacientes mas que não tem lucratividade, a análise deve recair sobre as despesas fixas e variáveis categorizando-as por tipo, avaliando cada grupo quanto ao percentual de despesa em relação ao total geral e atacando e reduzindo aquele grupo principal de despesas que sozinho corresponde a 80% dos problemas de lucratividade da clínica.
No exemplo acima, fica claro que a clínica em questão precisa atacar URGENTEMENTE o percentual de pagamento aos seus profissionais associados, pois a forma atual de comissionamento inviabiliza a continuidade do negócio, pois ai esta o clássico exemplo de que quanto mais vender pior será para o negócio.
Conclusão
A odontologia moderna não se faz somente com equipamentos de ponta e diplomas específicos na carreira técnica. É preciso ir além e construir competências em gestão odontológica e marketing.
A Sênior Marketing tem assessorado consultórios e clínica odontológicas no Brasil inteiro melhorando seus resultados e tornando a odontologia um negócio rentável e profissional.
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